Prorogation et adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées générales et organes dirigeants.
L’ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 est venu proroger et modifier l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales (sociétés, associations…) et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de Covid-19.
L’article 1er de l’ordonnance du 2 décembre 2020 adapte l’article 2 de l’ordonnance du 25 mars 2020, qui prévoit que, dans les sociétés cotées, aucune nullité de l’assemblée générale n’est encourue lorsqu’une convocation devant être réalisée par voie postale n’a pas pu être réalisée par cette voie en raison de circonstances extérieures à la société. L’article 1er étend cette mesure à l’ensemble des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé.
L’article 2 de l’ordonnance du 2 décembre 2020 apporte deux modifications à l’alinéa 1er de l’article 4 de l’ordonnance du 25 mars 2020. D’abord, il restreint l’organisation d’une assemblée à « huis clos » en limitant cette possibilité aux cas dans lesquels les mesures restrictives en vigueur à la date de la convocation de l’assemblée ou à la date de sa réunion font effectivement et concrètement obstacle à la présence physique de ses membres à cette dernière. Cette nouvelle condition permettra de mieux tenir compte de la situation sanitaire, des mesures restrictives prises pour y répondre et de l’impact de ces dernières sur chaque groupement, qui dépend de caractéristiques propres à chacun d’eux. Il précise que les mesures restrictives susceptibles d’avoir une incidence sur l’organisation de l’assemblée et de conduire à ce qu’elle soit tenue « à huis clos » sont non seulement les mesures qui interdisent ou limitent les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires, mais également celles qui interdisent ou limitent les déplacements pour de semblables motifs.
L’article 4 de l’ordonnance du 2 décembre 2020 modifie l’article 6 de l’ordonnance du 25 mars 2020, qui a facilité le recours à la consultation écrite des membres des assemblées pour lesquelles ce mode alternatif de prise de décision était déjà prévu par la loi, en le rendant possible sans qu’une clause des statuts ou du contrat d’émission soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer. L’article 6 refondu maintient cet assouplissement, et l’assortit d’une extension de ce mode alternatif de prise de décision à l’ensemble des groupements de droit privé pour lesquels il n’est pas déjà prévu par la loi, à l’exception des sociétés cotées. La consultation écrite des membres de l’assemblée intervient soit dans les conditions prévues par les dispositions législatives ou réglementaires, les statuts ou le contrat d’émission, lorsque ce mode de prise de décision est déjà prévu par ces derniers, soit dans les conditions qui seront prochainement définies par voie de décret en Conseil d’Etat, lorsque le régime légal ou réglementaire de l’assemblée, les statuts ou le contrat d’émission n’encadrent pas déjà ce mode de prise de décision.
L’article 5 de l’ordonnance du 2 décembre 2020 refond l’article 6-1 de l’ordonnance du 25 mars 2020 et ce dernier porte désormais sur le vote par correspondance. Ce nouvel article étend et assouplit le vote par correspondance, soit, pour les groupements pour lesquels ce mode de vote n’est pas déjà prévu par la loi, en l’autorisant exceptionnellement, soit, pour les groupements pour lesquels ce mode de vote est déjà prévu par la loi sous réserve de certaines conditions, en neutralisant exceptionnellement ces conditions (en particulier la condition tenant à l’existence d’une clause à cet effet dans les statuts ou le contrat d’émission) et toute autre clause contraire des statuts ou du contrat d’émission.
La décision de permettre le vote par correspondance incombe à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou, le cas échéant, à son délégataire, à moins que le vote par correspondance soit de droit pour les membres de l’assemblée. Cette mesure concerne l’ensemble des décisions relevant de la compétence des assemblées des groupements, y compris, le cas échéant, celles relatives aux comptes. Le vote par correspondance intervient soit dans les conditions prévues par les dispositions législatives ou réglementaires, les statuts ou le contrat d’émission, lorsque ce mode de vote est déjà prévu par ces derniers, soit dans les conditions qui seront prochainement définies par voie de décret en Conseil d’Etat, lorsque le régime légal ou réglementaire de l’assemblée, les statuts ou le contrat d’émission n’encadrent pas déjà ce mode de vote.
L’article 6 modifie l’article 7 de l’ordonnance du 25 mars 2020. Il précise qu’en cas de basculement d’une assemblée générale convoquée en présentiel vers une assemblée générale tenue « à huis clos » dans une société cotée, les actionnaires doivent en être informés, dans les conditions prévues par l’article 7 de l’ordonnance du 25 mars 2020, trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée générale, à l’instar de ce qui était déjà prévu par l’ordonnance du 25 mars 2020 initiale pour les groupements non cotés. Enfin, afin de faciliter le basculement d’une assemblée générale convoquée « à huis clos » vers une assemblée générale tenue en présentiel, il étend les modalités simplifiées d’information des membres de l’assemblée prévues par l’article 7 de l’ordonnance du 25 mars 2020 à cette hypothèse.
L’article 7 modifie l’article 11 de l’ordonnance du 25 mars 2020 à l’effet de proroger l’application de cette dernière, qui continuera de s’appliquer aux réunions des assemblées et organes collégiaux d’administration de surveillance et de direction tenues à compter de l’entrée en vigueur de la présente ordonnance et jusqu’au 1er avril 2021. Cette date correspond au terme de la période transitoire de sortie de l’état d’urgence sanitaire fixé par l’article 2 de la loi du 14 novembre 2020.
(Ordonnance. n° 2020-1497, 2 déc. 2020, JO 3 déc.)
Me Emmanuel MAITRE, avocat spécialiste en droit des Sociétés
Me Serge VICENTE, avocat
Me Simon POLGE, avocat