Le décret n° 2020-418 du 10 avril 2020, est venu éclaircir et mettre en œuvre certaines des dispositions de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales, au premier rang desquelles se trouvent les sociétés, et des entités dépourvues de personnalité morale de droit privé, en raison de l’épidémie de covid-19. Cette ordonnance autorise temporairement la réunion à distance des organes de gouvernance des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé, ainsi que la tenue à « huis clos » de leurs assemblées générales, afin de leur permettre de continuer d’exercer leurs missions malgré les mesures de confinement.

Ce décret prévoit notamment des dispositions communes aux personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé (I) et des dispositions spécifiques aux sociétés à responsabilité limitée et à certaines sociétés par actions (II).

Le décret est applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction qui devaient se tenir jusqu’au 31 juillet 2020.

1) Dispositions communes aux personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé

L’article 1 du décret rappelle par renvoi, que les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé sont les sociétés civiles et commerciales, les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers, les GIE et des GEIE, les coopératives, les mutuelles, les assurances, les fonds de dotation, les associations et les fondations.

L’article 2 du décret précise que la délégation de l’organe compétent pour convoquer autorisant à titre exceptionnel la tenue d’une assemblée générale à « huit clos », doit être établie par écrit et préciser la durée pour laquelle elle est consentie ainsi que l’identité et la qualité du délégataire.

L’article 3 du décret précise que lorsque les dispositions législatives ou réglementaires qui régissent l’assemblée, les statuts ou le contrat d’émission, permettent aux membres de l’assemblée de voter par correspondance ou de se faire représenter, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou le représentant légal agissant sur délégation de cet organe peut décider que les membres de l’assemblée peuvent adresser leurs instructions de vote ou leurs mandats par message électronique à l’adresse électronique indiquée à cet effet dans la convocation.

L’article 4 du décret précise que lorsque l’assemblée générale est tenue à « huis clos », en visioconférence ou par voie de consultation écrite, le procès-verbal de l’assemblée doit le mentionner. Si l’assemblée s’est tenue à « huis clos », le procès-verbal doit également préciser la nature de la mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires empêchant la tenue de l’assemblée à la date de la convocation ou celle de la réunion.

2) Dispositions applicables aux sociétés à responsabilité limitée et à certaines sociétés par actions afin de faciliter la tenue des assemblées

L’article 5 du décret prévoit la possibilité de voter par des moyens électroniques de télécommunication, et ce sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet. C’est l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou le représentant légal agissant sur délégation de cet organe qui prendra la décision d’avoir recours à cette possibilité.

L’article 6 du décret concerne les mandats avec indication de mandataire. Il précise ainsi que lorsqu’une assemblée générale se tient à « huis clos » :

  • « Les mandats avec indication de mandataire peuvent valablement parvenir à la société jusqu’au quatrième jour précédant la date de l’assemblée générale ;
  • Le mandataire adresse ses instructions pour l’exercice des mandats dont il dispose, à la société ou à l’intermédiaire habilité par elle, par message électronique à l’adresse électronique indiquée par la société ou l’intermédiaire, sous la forme du formulaire mentionné à l’article R. 225-76 de ce code, au plus tard le quatrième jour précédant la date de l’assemblée. »


L’article 7
 du décret permet un revirement du choix par l’actionnaire de son mode de participation à l’assemblée générale. En effet, par dérogation au III de l’article R. 225-85 du code de commerce et sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet, « un actionnaire qui a déjà exprimé son vote à distance, envoyé un pouvoir ou demandé sa carte d’admission ou une attestation de participation peut choisir un autre mode de participation à l’assemblée sous réserve que son instruction en ce sens parvienne au plus tard le quatrième jour précédant la date de l’assemblée. »

L’article 8 du décret concerne la composition du bureau de l’assemblée générale tenue à « huis clos » et l‘éventuelle absence d’un ou plusieurs mandataires sociaux. Ainsi, « si l’assemblée ne peut être présidée par le président du conseil d’administration ou du conseil de surveillance ou, en son absence, par la personne prévue par les statuts, elle est présidée par la personne désignée à cet effet par le conseil d’administration ou le conseil de surveillance parmi ses membres ou, en cas d’indisponibilité, parmi les mandataires sociaux. » L’article ajoute que l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire désigne deux scrutateurs, qu’il s’efforce de choisir parmi les actionnaires. À défaut, les scrutateurs peuvent être choisis en dehors des actionnaires.

(Décret n° 2020-418 du 10 avril 2020)

Me Emmanuel MAITRE, Avocat spécialiste en droit des Sociétés
Me Serge VICENTE, Avocat,
Me Simon POLGE, Avocat.