Le 2 avril 2026, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) a publié quatre référentiels relatifs à la durée de conservation des données à caractère personnel dont un spécifique à la gestion des ressources humaines.
En effet, le règlement général sur la protection des données (RGPD) impose aux responsables de traitements de données personnelles que celles-ci soient conservées « pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées ». Il appartient donc à l’employeur de définir les durées de conservation des données personnelles concernant ses salariés, anciens salariés et candidats à l’embauche. Aussi, bien qu’il ne présente pas de caractère contraignant (sous réserve des durées prévues par des textes législatifs ou réglementaires), le référentiel publié par la CNIL peut s’avérer particulièrement utile pour les employeurs et les professionnels des ressources humaines.
Le référentiel est organisé par thème (recrutement ; gestion administrative du personnel ; gestion des rémunérations ; sécurisation des biens et des personnes ; gestion des véhicules professionnels ; écoute et enregistrement des conversations téléphoniques sur le lieu de travail ; gestion des relations collectives de travail ; gestion des accidents du travail ; gestion du contentieux et du précontentieux ; gestion des alertes professionnelles) et distingue :
- La durée de conservation en base active : durée nécessaire à la réalisation de l’objectif (les données sont facilement accessibles dans l’environnement de travail immédiat pour les services opérationnels ayant la charge de ce traitement) ;
- La durée de conservation en archivage intermédiaire : les données personnelles ne sont plus utilisées pour atteindre l’objectif fixé mais présentent encore un intérêt (gestion d’un éventuel contentieux, par exemple) ou doivent être conservées afin de répondre à une obligation légale (les données peuvent alors être consultées de manière ponctuelle et motivée par les personnes spécifiquement habilitées).
Si l’archivage intermédiaire est nécessaire et justifié, une séparation avec la base active doit être opérée (extraction des données du système d’information afin de les conserver séparément ; limitation des habilitations afin de les rendre inaccessibles aux personnes n’ayant plus d’intérêt à les traiter).
À titre d’exemple :
- En matière de recrutement, les données personnelles collectées pour la gestion des candidatures, de la procédure de recrutement et des réponses aux candidats, peuvent être conservées en base active pendant le temps de la procédure de recrutement et ce jusqu’au résultat de la candidature, puis en archivage intermédiaire à des fins probatoires pour d’éventuelles actions en discrimination, pendant une durée de cinq ans à compter de la date à laquelle le poste a été pourvu.
- Les données personnelles recueillies dans le cadre de la constitution d’une CVthèque peuvent être conservées en base active pendant une durée maximale de deux ans à compter du dernier contact avec le candidat non retenu, puis en archivage intermédiaire à des fins probatoires pendant une durée de cinq ans, afin de pouvoir faire face à d’éventuelles actions en discrimination ;
- En matière de gestion administrative du personnel, les données à caractère personnel relatives à la gestion du personnel peuvent être conservées en base active pendant toute la durée de la relation de travail, sauf disposition légale ou réglementaire contraire, puis en archivage intermédiaire à l’issue de l’exécution du contrat si le responsable de traitement en a l’obligation ou s’il souhaite se constituer une preuve dans l’éventualité d’un contentieux, et ce dans la limite du délai de prescription applicable.
- S’agissant des données personnelles figurant dans le registre unique du personnel, celles-ci peuvent être conservées en base active durant la période pendant laquelle le salarié fait partie des effectifs, puis en archivage intermédiaire pendant cinq ans à compter de son départ ;
- S’agissant des informations relatives au suivi du temps de travail, celles-ci peuvent être conservées en base active à compter de leur collecte jusqu’à l’émission du bulletin de paie pour la période concernée, puis en archivage intermédiaire pendant un an, ou pendant une durée équivalente à la période de référence en cas d’aménagement du temps de travail sur une période supérieure à l’année, ou pendant une durée de trois ans pour les salariés soumis à une convention de forfait ;
- S’agissant des données personnelles inhérentes à la mise à disposition des bulletins de salaire, celles-ci peuvent être conservées en base active pendant un délai d’un mois à compter de leur transmission au travailleur, puis en archivage intermédiaire pendant cinq ans pour les bulletins papier.
Cependant, lorsque l’employeur délivre des bulletins de salaire sous forme électronique, il doit également garantir leur disponibilité dans une version électronique soit pendant cinquante ans, soit jusqu’à ce que le travailleur ait atteint l’âge de la retraite augmenté de six ans.
- Les images de vidéosurveillance relatives à la sécurisation des biens et des personnes peuvent être conservées en base active pendant un mois à compter de leur captation, puis en archivage intermédiaire en cas de procédure disciplinaire ou pénale. Dans ce cas, les images doivent être extraites du dispositif et conservées pour la durée de la procédure dans un autre traitement ayant des finalités et des durées de conservation propres.
- S’agissant de la gestion des mandats des représentants du personnel, et notamment des informations recueillies en vue de garantir leur statut, celles-ci peuvent être conservées en base active pendant la durée du mandat augmentée de six mois, ou pendant la durée prévue par les dispositions du règlement intérieur plus favorable aux travailleurs, puis en archivage intermédiaire en cas de contentieux, et ce pendant la durée de prescription pénale applicable, soit six ans.
- S’agissant des données recueillies à l’occasion des élections professionnelles, celles-ci peuvent être conservées en base active pendant le temps nécessaire aux opérations de vote, puis en archivage intermédiaire, sous scellé, jusqu’à l’épuisement des voies et délais de recours contentieux. Lorsqu’aucune action contentieuse n’a été engagée à l’issue des délais de recours, il doit être procédé à la destruction de ces documents sous le contrôle de la commission électorale.
- En cas de contentieux, les données afférentes peuvent être conservées en base active à compter du début du litige et pendant toute sa durée, puis en archivage intermédiaire jusqu’à l’épuisement des voies de recours.
Sophie WATTEL
Avocat spécialiste en droit du travail